Pages Navigation Menu

Организация документооборота на предприятии


Организация документооборота на предприятииНа предприятии функционирует огромное количество документов. Они бывают входящими, исходящими, а также внутренними. Организация документооборота на предприятии — это упорядоченное перемещение документов от создания до полного завершения.

Документы, которые называются входящими, поступают на какое-то предприятие от посторонних организаций. Эти документы попадают на предприятие по электронной почте или курьерами.

Когда входящие документы уже доставлены, с ними сразу же начинают работать. Если дни рабочие, то курьер доставляет документы из отделения почты. В выходные дни документы доставляют те, кто их отправлял. На документах, которые поступили, нужно проверить наличие указания адресата. Если адрес верный, то конверт с документом вскрывается. Если на конверте есть отметка «Лично», то его передают тому, кому письмо адресовано.

Если упаковка повреждена, либо в конверте не хватает каких-либо документов, то составляются соответствующие акты. Когда документы доставлены, их нужно рассортировать и зарегистрировать те, которые должны подлежать регистрации.

Исходящие документы — это те, которые предприятие отправляет кому-либо. Например, физическим и юридическим лицам. Такие документы нужно предварительно сортировать, затем регистрировать, но только после окончательного их оформления. Исходящие документы нужно подписывать или утверждать. На них должен быть почтовый адрес.

Отправлять документы в электронном формате нужно с адреса электронной почты, прикрепляя к документу сопроводительное письмо.

Документы, называемые внутренними, не отправляются за пределы предприятия. Исполнитель такого документа отвечает за то, чтобы проект документа был подготовлен качественно и вовремя. Руководит подготовкой проекта документа ответственный исполнитель. Предварительный документ может корректироваться во время его составления. Документ должен быть составлен на грамотном русском языке. Когда текст документа составлен, он печатается на компьютере и распечатывается. Внутренние документы также нужно регистрировать.

 


Полезная информация